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2、經營決策委員會與主責小組(MT與OT)
不同于股東會、董事會等法律意義上的決策機構,經營決策委員會是管理意義上的決策機構,類似公司的經營班子,但可能會比經營班子的范圍有所擴大,包含了企業關鍵領域的關鍵人。企業總部、事業部、子公司、分公司都可以設立各自的經營決策委員會,但如果所負責的單元比較簡單清晰,采用經營決策委員會審議決策的方式對決策效率的影響較大,可能會得不償失。
各級經營決策委員會的人員負責的范圍不同,但構成原則是相同的。以集團和事業部二級架構為例,集團經營決策委員會(Group Management Team,GMT)和事業部經營決策委員會(Business Management Team,BMT)成員如下所示:
圖3 GMT、BMT成員構成示例
為兼顧決策精度與效率,避免決策責任在經營決策委員會中被攤薄,針對每個決策事項設置主責小組(Owner Team,OT),OT為GMT和BMT的嵌套組織,主導論證、決議等關鍵步驟,為決策出具核心意見,并對決策結果承擔主要責任。
圖4 OT成員構成示例
審議決策過程包含提案、論證、決議、追責四個步驟。無論是集團層面的審議決策還是事業部層面的審議決策,其運作程序基本相同,主要的差異點在于決議機制。集團層面通常面對的是影響周期較長、波及范圍較廣的決策事項,如在決議環節無法達成一致意見,充分討論甚至重新論證是必要且有操作空間的,因此采用的是GMT民主表決制結合OT決策延期權的機制。而事業部層面往往會面對必須迅速做出決策的經營事項,如本周甚至本日的產品定價,給BMT反復討論和論證的操作空間較小,市場迫使不得不快速做出決策,在存在分歧時就需要事業部負責人扛起重擔,承擔責任,因此采用的是民主集中制。當然,為提升事業部的決策水平,決策參謀機構是必不可少的,應建立運營中心來發揮市場客觀規律的作用,在后文有詳細介紹。
圖5 審議決策的運作程序示例
3、決策內容:主要覆蓋四大領域
分析大型企業集團的管理決策內容,我們發現企業決策內容主要集中于四大領域:
◇ 戰略與投融資:管戰略、管方向、管投融資,確保企業做正確的事情。
◇ 全面預算管理:管預算、管資源配置,確保資源向戰略業務集中。
◇ 人力資源管理:管干部、管機構、管績效規則,確保隊伍有力、激勵獎懲到位。
◇ 風險監察管理:管風險、管審計,控制重大風險。
圖6 大型集團企業的管理決策內容
農牧企業的不同業務存在一定的差異性,其中大部分業務需要日常面對大量的交易行為,因此在企業總部和業務單元各自的決策內容上有明顯的不同。
企業總部常見的決策內容包括:
? 跨業務單元事項,如聚落建設、養殖與飼料的協同業務等;
? 有關業務單元中長期發展、跨年度經營的事項,如種源技術發展、圈舍新建等;
? 企業戰略要素控制事項,如干部管理、預算管理、資金管理等;
? 總部對接事項,如政府關系維護、金融機構對接、外部合作、資本市場對接等。
業務單元常見的決策內容包括:
? 業務結合性較深、日常經營類事項,如定價、銷售計劃、采購計劃等;
? 需快速響應市場變化與客戶需求事項,如部門及分子公司資金支付申請、小額投資項目等;
? 內部組織與發展事項,如二級部門設置、低層級人員招聘等。
4、運行規定動作:流程、權限與會議日歷
決策機制得到順利執行的保障是完備的決策流程與決策權限,這對大部分農牧企業應該是比較成熟的管理動作。此外還有一種非常重要的管理動作,與決策效果息息相關,那就是會議,大部分會議的直接目的就是做出決策,其他會議要么是為決策做研究論證,要么是決策的推進執行。
隨著企業發展壯大,我們直觀地感受到會議越來越多,有年度例行的、季度例行的、月度例行的甚至每日例會,還有大量的臨時性會議。如何安排、組織好這些會議對決策效果和工作效率有很大的影響,一種有效的管理方式就是會議日歷。
完整的會議日歷應該包含以下四個方面的內容:
i. 會議時間:包括會議的頻次,年度、季度、月度、周、日或特定時間;
ii. 會議組織:牽頭人或牽頭部門,參與人或參與部門,現場參會或遠程參會;
iii.會議議題:會議要討論的主題和主要內容,應把每個會議要解決的問題界定清楚,不能大而化之,不能過于發散;
iv.會議輸出:最終產生什么決策或成果,作為會議的指向,讓參會人員保持聚焦。
【案例】月度經營分析會
會議時間:每月5日上午
牽頭部門:總裁辦
參與人:集團經營決策委員會成員、綜合行政部負責人、信息中心負責人、審計監察中心負責人
會議主題:經營信息通報、分析與質詢
會議內容:
(1)各業務單元情況分析:經營環境分析、上月工作計劃中未達成事項的原因分析、次月工作計劃及資源,事業部總經理與總部部門負責人匯報;
(2)經營偏差分析:戰略專項任務完成情況、經營偏差事項、外部視角對經營的分析、突發性的例外事件,戰略管理中心負責人匯報;
(3)預算偏差分析:集團預算執行情況,著重強調重大差異事項,財務中心負責人匯報;
(4)質詢回應與解釋:事業部總經理與總部部門負責人接受質詢。
會議輸出:次月工作計劃、重點工作要求。
執行跟進:總裁辦整理會議記錄,形成決策簡報發送各參會人員,戰略管理中心與總裁辦監督執行次月工作計劃和重點工作。
為便于執行,會議時間、安排可以采取看板管理的方式,參會人員預先較長時間就可以提前安排自己的工作,避免時間上的沖突,也可以預先做好準備。
圖7 集團會議日歷表(2020年7月)示例
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